Privacy statement

Ad Hoc Data vervult voor veel organisaties een essentiële rol in het ondersteunen van B2B-marketing- en salesactiviteiten, het analyseren van doelgroepen, en het up-to-date houden van zorgvuldig samengestelde zakelijke databases. Daarnaast helpt Ad Hoc Data organisaties ondernemingsrisico’s te voorkomen, bijvoorbeeld door organisaties te voorzien van essentiële informatie alvorens ze een contract sluiten met een ander bedrijf. Dit realiseren wij door middel van een uitgebreide en actuele dataset van ondernemingen, een klantgerichte service en gebruiksvriendelijke tools.

Ad Hoc Data stelt de rechtmatigheid, beveiliging en vertrouwelijkheid bij het verwerken van persoonsgegevens centraal. Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, “AVG”) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (“UAVG”).

Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. Verwerking van persoonsgegevens is het gebruiken van persoonsgegevens, zoals het opslaan, ter beschikking stellen, aanpassen en verwijderen van persoonsgegevens.

Dit Privacy statement ziet op het verwerken van verschillende categorieën van persoonsgegevens:

• enerzijds gaat dit document over de verwerking van persoonsgegevens van natuurlijke personen wiens gegevens in onze database staan, of om persoonsgegevens van mensen die contact met ons opnemen over de database;
• anderzijds ziet dit privacy statement op het verwerken van persoonsgegevens van klanten, potentiële klanten en voormalige klanten van Ad Hoc Data;
• aanvullend kunnen we ook persoonsgegevens verwerken van personen die onze website bezoeken, informatie over onze diensten willen ontvangen of (anderszins) met ons contact hebben, bijvoorbeeld omdat ze contactpersoon zijn bij een onderneming waarmee wij samenwerken.

Ten behoeve van haar bedrijfsactiviteiten verwerkt Ad Hoc Data gegevens van ondernemingen.

Een deel van de gegevens die door Ad Hoc Data worden verwerkt, kan als persoonsgegevens worden beschouwd, omdat op basis van deze gegevens een natuurlijke persoon direct of indirect geïdentificeerd kan worden. Ad Hoc Data verwerkt deze gegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.

Het is belangrijk om te benadrukken dat de AVG geen betrekking heeft op de verwerking van gegevens van rechtspersonen en met name als rechtspersonen gevestigde ondernemingen, zoals de rechtsvorm van de rechtspersoon en de contactgegevens van de rechtspersoon. Gegevens van bijvoorbeeld contactpersonen of vertegenwoordigers van rechtspersonen zijn daarentegen wél persoonsgegevens, omdat deze betrekking hebben op een identificeerbare of geïdentificeerde natuurlijke persoon.

Ad Hoc Data verwerkt vestigingsadressen van ondernemingen, die door de onderneming zelf worden gekozen en op grond van wetgeving openbaar zijn. Deze adressen zijn beschikbaar via openbare bronnen zoals het Handelsregister welke te raadplegen is via de website van de Kamer van Koophandel. In sommige gevallen komt het vestigingsadres overeen met het privéadres van de ondernemer. Hoewel woon- en vestigingsadres in juridische zin verschillend zijn, kunnen ze in de praktijk samenvallen. Bij de Kamer van Koophandel kunnen ondernemingen hun vestigingseenheden registreren, waarbij het opgegeven adres dient ter identificatie. Ad Hoc Data verwerkt deze gegevens als onderdeel van haar bedrijfsactiviteiten.

Ad Hoc Data beheert en commercialiseert een uitgebreide database met gegevens van ondernemingen. Onze klanten krijgen directe toegang tot een actuele en gestructureerde dataset met betrouwbare en kwalitatieve zakelijke informatie. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor diverse commerciële en analytische doeleinden, zoals marktanalyses, prospectie en gegevensverrijking. De database is toegankelijk voor organisaties van verschillende groottes, van zelfstandigen tot multinationals, die via een online tool doelgerichte datasets kunnen samenstellen op basis van specifieke criteria. Ad Hoc Data stelt deze informatie beschikbaar tegen een aanzienlijk lagere prijs dan gangbaar in de markt, waardoor bedrijven kosteneffectief toegang krijgen tot uitgebreide en actuele bedrijfsgegevens.

De aanpak van Ad Hoc Data draagt bij aan een transparante en eerlijke markt waarin zakelijke informatie breed toegankelijk blijft en niet exclusief in handen is van kapitaalkrachtige partijen. Door gegevens van ondernemingen tegen gunstige tarieven beschikbaar te stellen, ondersteunen wij eerlijke concurrentie en geven we bedrijven van elke omvang de mogelijkheid om relevante marktinformatie te gebruiken. Bovendien helpt het platform van Ad Hoc Data organisaties om hun doelgroep nauwkeurig te selecteren en daarmee reduceren wij overlast als gevolg van niet-relevante communicatie en stimuleren wij het verhogen van gewenste en relevante interactie.

Voor het verwerken van persoonsgegevens is een verwerkingsgrondslag en een verwerkingsdoeleinde nodig. Hieronder leggen we uit, voor de verwerkingen waar dit Privacy statement op ziet, op basis van welke grondslagen en voor welke doeleinden we persoonsgegevens verwerken.

Bij het verwerken van persoonsgegevens zijn we ons zeer bewust van de toepasselijke (privacy) wet- en regelgeving en gaan we te allen tijde zorgvuldig om met persoonsgegevens waar wij verantwoordelijk voor zijn. Wij zorgen er voor dat uw gegevens uitsluitend worden verwerkt, waaronder gedeeld, in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving en dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te beschermen.

De AVG noemt zes grondslagen waarop een verwerking van persoonsgegevens kan worden gebaseerd. Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de onderstaande grondslagen:

Ad Hoc Data verwerkt geen persoonsgegevens die gekwalificeerd kunnen worden als bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Dit omvat onder andere gegevens over ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, lidmaatschappen van vakbonden, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, genetische of biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie, gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot seksuele gerichtheid. Daarnaast vindt er bij Ad Hoc Data geen enkele vorm van geautomatiseerde besluitvorming plaats die rechtsgevolgen heeft of die de betrokkene in aanmerkelijke mate raakt. Dit betekent dat wij geen individuele profielen opstellen of gebruiken voor geautomatiseerde beslissingen zonder menselijke tussenkomst (profilering).

Naast een grondslag, hebben we altijd een doeleinde voor het verwerken van persoonsgegevens. Hierna beschrijven we voor welke doeleinden we persoonsgegevens verwerken en geven we daarbij een aantal voorbeelden, waarbij we per voorbeeld het doeleinde en de grondslag noemen.

We kunnen persoonsgegevens soms gebruiken voor een ander verwerkingsdoeleinde dan waarvoor ze verstrekt zijn. Dat is toegestaan wanneer het nieuwe verwerkingsdoeleinde verenigbaar is met het doel waarvoor de persoonsgegevens in eerste instantie zijn verkregen. Daarnaast geldt dat, indien wij van plan zijn uw persoonsgegevens te verwerken voor een doel dat niet in dit privacy statement is opgenomen en dat niet verenigbaar is met het oorspronkelijke verwerkingsdoeleinde, wij u hiervan op de hoogte zullen brengen. In dat geval informeren wij u via het door u opgegeven e-mailadres over de voorgenomen verwerking en het specifieke doel ervan, zodat u inzicht hebt in hoe uw gegevens worden gebruikt.

Ad Hoc Data verwerkt alle persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en in overeenstemming met de AVG en andere toepasselijke wet- en regelgeving. Wij hanteren strikte vertrouwelijkheid bij alle verwerkingen. Wanneer wij persoonsgegevens van klanten verwerken, zijn deze door de klant zelf aan ons verstrekt. Voor persoonsgegevens van betrokkenen die in onze database zijn opgenomen, werken wij samen met een betrouwbare partner of partners. Deze partners hebben ons verzekerd dat de verwerking van persoonsgegevens conform de regelgeving plaatsvindt, inclusief de naleving van informatieverplichtingen. Mocht u vragen hebben over de herkomst van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen via [email protected]. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verwerken die afkomstig zijn uit andere bronnen. Dit omvat gegevens die wij verkrijgen via cookies op onze website, evenals gegevens uit openbare bronnen, zoals informatie die beschikbaar is op internet. Wij verwerken deze gegevens altijd binnen de grenzen van de wet en met respect voor uw privacy.

Voor de verschillende categorieën van persoonsgegevens waar dit Privacy statement op ziet, zijn er ook verschillende categorieën van ontvangers. Die categorieën van ontvangers lichten we hieronder verder toe.

• In het kader van de dienstverlening aan onze klanten, krijgen klanten toegang tot onze database waarin zich gegevens bevinden betreffende ondernemingen, welke deels persoonsgegevens kunnen betreffen. Onze klanten gebruiken deze gegevens voor commerciële doeleinden, zoals het verkrijgen van actuele bedrijfsinformatie, het uitvoeren van marktanalyses, en het opschonen of aanvullen van hun eigen bestanden. Daarnaast kunnen klanten de gegevens gebruiken voor marketingdoeleinden, zoals het benaderen van ondernemingen met relevante aanbiedingen of commerciële communicatie waarbij zij uiteraard (zelf) rekening dienen te houden met de gelden wettelijke vereisten. Voor toegang tot onze database sluiten wij een overeenkomst met de klant, waarin duidelijke afspraken worden gemaakt over de rechten en verplichtingen bij het verwerken van persoonsgegevens. Zo zijn klanten verplicht zorgvuldig om te gaan met deze gegevens en onder meer gebruik te maken van ontdubbellijsten. Middels ontdubbellijsten worden klanten geïnformeerd als bepaalde gegevens niet langer mogen worden verwerkt. Wanneer een klant gegevens uit onze database onttrekt, worden zij zelf verantwoordelijk voor de verdere verwerking van deze gegevens, waarbij hun eigen privacyverklaring van toepassing is en zij zelf verantwoordelijk zijn en blijven voor nakoming van de relevante verplichtingen uit de AVG.
• We kunnen persoonsgegevens delen met onze partners. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer een klant via ons platform een dienst of product van een partner afneemt. In deze gevallen delen wij alleen de strikt noodzakelijke gegevens, zodat de partner de overeengekomen diensten kan leveren en wij de overeenkomst met de klant kunnen uitvoeren.
• Voor het uitvoeren van onze dienstverlening, kan Ad Hoc Data persoonsgegevens delen met zorgvuldig geselecteerde partijen die een rol spelen in de uitvoering van onze diensten of het ondersteunen van onze bedrijfsvoering. Zo kunnen wij externe dienstverleners en zakelijke partners inschakelen om onze diensten en bedrijfsvoering te ondersteunen. Denk hierbij aan leveranciers van IT-diensten, partijen die ons helpen met web-ontwikkeling, financiële dienstverleners die betalingen verwerken, en professionele adviesbureaus zoals accountants of juridische adviseurs. Deze partijen zijn contractueel gebonden aan strikte afspraken om persoonsgegevens uitsluitend te verwerken in overeenstemming met de wet- en regelgeving.
• Het kan voorkomen dat wij persoonsgegevens delen met derden in het kader van een (voorgenomen) overname, investering, of samenwerking met een nieuwe zakelijke partner. In dergelijke situaties nemen wij passende maatregelen om de beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens te waarborgen.

Ad Hoc Data gaat zorgvuldig om met het bewaren van persoonsgegevens en houdt zich aan wettelijke en/of redelijke termijnen die zijn afgestemd op de doeleinden van de verwerking. Hieronder lichten wij toe hoe wij omgaan met bewaartermijnen voor gegevens in onze database, gegevens van klanten en potentiële klanten, en overige persoonsgegevens.

Een betrokkene is de natuurlijke persoon over wie de persoonsgegevens gaan. Dat kan bijvoorbeeld gaan om personen wiens gegevens in onze database staan, of over persoonsgegevens die zien op een klant of op een andere persoon die met ons contact heeft gehad. Als betrokkene, heeft u onder de AVG verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze rechten worden hieronder beschreven en kunt u uitoefenen voor de persoonsgegevens die door Ad Hoc Data als verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt. Om uw rechten uit te oefenen, kunt u een gedateerd schriftelijk of elektronisch verzoek indienen via [email protected]. Dit verzoek dient te worden vergezeld van documentatie aan de hand waarvan we redelijkerwijs uw identiteit kunnen vaststellen, zodat wij zeker weten dat we de gevraagde informatie aan de bevoegde persoon verstrekken. Indien u een verzoek indient namens een andere betrokkene, vragen wij om een aanvullende verklaring waaruit blijkt dat u bevoegd bent om namens deze persoon op te treden. Na ontvangst en controle van uw identiteit zullen wij uw verzoek beoordelen. Indien wij uw verzoek kunnen honoreren, zullen wij dit zo spoedig mogelijk verwerken. Mocht het niet mogelijk zijn om uw verzoek in te willigen, dan zullen wij u schriftelijk informeren over de reden hiervoor. Wij streven ernaar om elke aanvraag zorgvuldig en binnen de wettelijke termijnen af te handelen, met respect voor uw privacy en rechten.

• Recht op inzage: U heeft het recht om te weten of wij uw persoonsgegevens verwerken en, indien dit het geval is, welke gegevens dit zijn. U kunt een verzoek tot inzage indienen door contact met ons op te nemen via [email protected].
• Recht op correctie: Als u van mening bent dat wij onjuiste of onvolledige persoonsgegevens van u verwerken, kunt u ons verzoeken om deze te corrigeren of aan te vullen. U kunt hiervoor contact met ons opnemen via [email protected].
• Recht op verwijdering: U kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen. Dit verzoek hoeft echter niet altijd te worden gehonoreerd, bijvoorbeeld wanneer wij wettelijk verplicht zijn de gegevens te bewaren. U kunt een verzoek tot verwijdering indienen via [email protected].
• Recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk of permanent te beperken. Dit kan bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist of bezwaar maakt tegen de verwerking. U kunt een verzoek indienen via [email protected].
• Recht van bezwaar: Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking. U kunt uw bezwaar kenbaar maken via [email protected].
• Recht op gegevensoverdracht: U heeft het recht om persoonsgegevens die wij verwerken op basis van uw toestemming of een overeenkomst, en die via geautomatiseerde processen worden verwerkt, over te laten dragen aan uzelf of een andere partij. U kunt een verzoek hiervoor indienen via [email protected].
• Recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming: U heeft het recht bezwaar te maken tegen geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering. Binnen Ad Hoc Data passen wij geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering toe.
• Recht van bezwaar tegen direct marketing: U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing. Indien u geen informatie of aanbiedingen meer wilt ontvangen, kunt u ons dit laten weten via [email protected].

De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen door ons worden doorgegeven aan partijen die zich buiten de Europese Unie bevinden en niet worden beschouwd als een land met een passend beschermingsniveau. Bijvoorbeeld omdat een leverancier vanuit een locatie buiten de EU diensten verleend. Wanneer Ad Hoc Data als verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens doorgeeft aan een derde land of internationale organisatie waardoor persoonsgegevens verwerkt worden in een land dat niet als adequaat wordt beschouwd door de Europese Commissie, zal Ad Hoc Data zorgdragen voor passende of geschikte waarborgen om de persoonsgegevens te beschermen rekening houdend met de omstandigheden van het geval waaronder toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder het sluiten van standaard contractbepalingen zoals verstrekt door de Europese Commissie.

Op grond van de AVG heeft Ad Hoc Data de plicht om de gegevens in overeenstemming met de beginselen voor de verwerking van persoonsgegevens te verwerken. De verordening bepaalt niet hoe deze verantwoordingsplicht concreet moet ingevuld worden, maar stelt dat er rekening gehouden moet worden met de aard, de omvang, de context en het doel van de verwerking en de daarmee gepaard gaande risico’s voor de betrokkene. Ad Hoc Data doet haar uiterste best om bij de verwerking van persoonsgegevens alle verplichtingen na te komen en u zo goed mogelijk te assisteren in geval van vragen, opmerkingen of klachten in het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens. Heeft u het vermoeden dat Ad Hoc Data niet in overeenstemming met de privacywetgeving handelt? Of heeft u opmerkingen of vragen, contacteert u ons dan. U kan ons ook contacteren via volgende gegevens:

Heeft u contact gehad met Ad Hoc Data over een klacht betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens door Ad Hoc Data en bent u niet tevreden over onze reactie? Dan kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming (FG). Onze FG is bereikbaar via [email protected].

Indien u meent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door ons een inbreuk zou uitmaken op de bepalingen van de AVG, heeft u altijd het recht om een vraag of klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via deze link. Indien uw gewoonlijke verblijfplaats of uw werkplek zich niet in Nederland bevindt, heeft u de bijkomende mogelijkheid een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van de desbetreffende lidstaat.

De diensten van Ad Hoc Data zijn gericht op het verwerken van gegevens van ondernemingen ter ondersteuning van zakelijke klanten. Wanneer de gegevens die door Ad Hoc Data worden verwerkt persoonsgegevens bevatten, zijn de bepalingen in dit privacy statement van toepassing. Gegevens van ondernemingen die niet als persoonsgegevens kwalificeren vallen echter niet onder de reikwijdte van de AVG en verwerkingen van die gegevens worden derhalve niet door de Autoriteit Persoonsgegevens beoordeeld.

Ad Hoc Data kan dit Privacy Statement uitbreiden of wijzigen, bijvoorbeeld omdat er iets is veranderd in wet- of regelgeving of vanwege veranderingen in onze verwerkingsactiviteiten. De meest actuele versie van dit Privacy Statement is altijd te vinden op onze website.

Het is raadzaam regelmatig het Privacy Statement te raadplegen. U kunt een kopie van de voorlaatste versie van ons Privacy Statement altijd hier vinden.